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Rembourser à vos employés les kilomètres professionnels qu’ils parcourent avec leur propre véhicule est une alternative aux deux extrêmes que sont l’absorption par vos employés du coût de la conduite de leur propre voiture pour le travail ou la mise à disposition d’une flotte de voitures de société. Les remboursements de frais kilométriques sont simples à calculer et nécessitent relativement peu de comptabilité. Ils sont également extrêmement rentables et vous permettent de bénéficier d’une réduction d’impôts, car le remboursement des frais kilométriques est une dépense professionnelle déductible pour votre entreprise. Si nous n’avons pas encore réussi à vous convaincre que le remboursement des frais kilométriques aux employés est une bonne chose, peut-être les avantages importants mentionnés ci-dessous vous feront-ils franchir le pas.

Réduction des charges sociales

Une alternative à l’indemnité kilométrique consiste simplement à augmenter les salaires de vos employés pour absorber le coût de la conduite de leur propre voiture. Cependant, si vous faites cela, le revenu que vous leur versez peut-être soumis à des charges sociales et à des primes d’indemnisation des travailleurs. Il sera également intégré dans le montant que vous leur versez lorsqu’ils sont en congé payé, même s’ils ne conduisent pas pour vous. Le remboursement des frais kilométriques permet d’éviter ces problèmes.

Une comptabilité plus simple

Si vous disposez d’une flotte de voitures de société, vous devez comptabiliser les kilomètres professionnels parcourus par vos employés ainsi que toutes vos dépenses. Vous devez donc suivre un ensemble de règles complexes et fréquemment modifiées pour calculer les plans d’amortissement et les appliquer lorsque vous déclarez vos impôts. Parallèlement, vous devez suivre l’entretien et les réparations de chaque voiture, tant du point de vue des dépenses que de la protection de votre investissement dans le véhicule. En revanche, lorsque vous procédez à des remboursements de l’indemnité kilométrique, vous ne devez suivre que le nombre de kilomètres parcourus par vos employés et le montant que vous leur remboursez.

Capital préservé

L’achat d’une flotte de voitures peut être coûteux. Même si vous choisissez de les louer, votre entreprise doit généralement supporter des frais d’acquisition que vous devez soit dépenser, soit amortir sur la durée de la période de propriété. Lorsque vous choisissez de rembourser les employés pour leurs kilomètres, vous n’avez pratiquement aucun coût d’investissement, si ce n’est, peut-être, la reprogrammation de votre système comptable.

Réduction des dépenses

Rembourser aux employés le coût de la conduite de leur voiture devrait vous faire économiser de l’argent au fil du temps. Vous n’aurez pas à supporter le coût de l’assurance d’une voiture pour une personne ayant un dossier de conduite imparfait – les employés paient ce coût, et vous leur versez le même remboursement qu’à tous les autres. Si un employé souhaite conduire une voiture plus chère ou moins économe en carburant, c’est son choix et vous ne le payez pas. Un autre avantage est que si vos employés ne génèrent pas beaucoup de kilométrage, vos coûts diminueront car il n’y a essentiellement pas de coûts fixes avec le remboursement du kilométrage. En outre, dans de nombreuses entreprises, les coûts de propriété par kilomètre sont plus élevés que ceux qu’elles remboursent à leurs employés.

 

Dernier point, mais non le moindre : des employés heureux

Le remboursement des frais kilométriques augmentera le niveau de satisfaction de vos employés et vous bénéficierez d’une déduction fiscale lorsque vous rembourserez les frais kilométriques à vos employés. Le remboursement des frais kilométriques est un excellent avantage pour les employés. Les employés qui sont remboursés de leurs frais kilométriques seront plus enclins à faire des courses liées à l’entreprise et ils se sentiront équitablement rémunérés. Ils n’ont pas à se soucier des frais kilométriques accumulés lorsque vous les remboursez. Si vous choisissez de ne pas rembourser vos employés, ils risquent d’être mécontents, ce qui pourrait nuire à leur engagement.